Referat fra styremøte 6. november 2024

Styret

Dagsorden:

Referat forrige styremøte. Morten.

-eventuell oppfølging

Anbefaling for drift av strømnettet

Bjarte har laget et bakgrunnsnotat som beskriver ansvarsforhold og fremdriftsforslag for drift av lavspentnettet på Bleikøya. Se vedlegg.

Målet med dette er å sikre et ansvarlig eier- og ansvarsforhold til strømnettet. På bakgrunn av dette anbefales umiddelbare tiltak og vedtak.

Elvia har leveringsplikt for strøm i sitt område, men de har ingen plikt til å dekke kostnadene for oppsett av strømstolper eller nettkabler. Velforeningen har ikke nødvendig kompetanse for drift av lavspentnettet, så vår posisjon er at den beste løsningen er at Elvia overtar eierskapet av strømnettet.

I påvente av en eventuell overdragelse av lavspentnettet til Elvia må det gjennomføres tiltak.

Forslag til vedtak:

1. Styret skaffer dokumentert oversikt over lavspentnettet. Dette gjøres ved fysisk befaring, samt levetidsanalyse av stolpene. Det anbefales at dette arbeidet utføres av Nordiconsult, med en estimert kostnad på ca. 50.000 kr.

2. Styret anbefaler at Elektrosivert benyttes til å utarbeide «febdok»-beregninger for kortslutningsvern og kapasitetsberegninger. Estimerte kostnaden 20.000 kr (avventer bekreftelse).

Styret anbefaler at det fremforhandles en avtale om driftsavtale med Omexom.Dette vil også innebære forpliktelser for Bleikøya velforening til å gjennomføre vedlikehold i henhold til driftsavtalen. Målet er å kunne presentere et forslag til driftsavtale med Omexom på neste generalforsamling.
Kostnader til dette arbeidet dekkes av strømfondet, ikke av det ordinære driftsbudsjettet.

Oppdatering vedlikehold Velhuset utvendig.

Bjarte og Elisabeth orienterer om status i arbeidet med utvendig vedlikehold av Velhuset.

Forslag til vedtak: Ingen vedtak er nødvendig.

Mandatbeskrivelse for vedlikehold og interiørplan for Velhuset innvendig.

Bjarte og Elisabeth orienterer om nødvendige vedlikeholdsbehov. Se vedlegg.

Åpen diskusjon om valg av estetisk plan, stilvalg, funksjon, møblering osv. Vurdering om det er ønskelig å engasjere en interiørarkitekt.

Forslag til vedtak:

Kostnadene til innvendig vedlikehold beregnes og innarbeides i budsjett 2025.

Estimat økonomi 2024

Vi trenger en estimert status over økonomien knyttet til forskjellige initiativ og arbeid så langt i år. Det er ikke påkrevet med framlagte tall/regnskap. Ved Bjarte og Lars.

Estimat oversikt over vedlikeholdskostnader
Status MVA-refusjon
Status andre støtteordninger.
Status søknad sparebankstiftelsen.
Foreløpige innspill til budsjett 2025
Behov for høstbrev til hytteeiere jmf budsjett og kostnadsendringer?

Fellestyrets dialog med Statsbygg (SB)

Fellesstyret har i høst hatt dialog med SB på to temaer:

A: SB manglende ansvar for fellesområdene på øyene. SB har i tiår forventet at Velforeningene er gartnere på SB sin eiendom. Se vedlegg.

Fellesstyret mener at SB skal kompensere velforeningene for driftskostnader og arbeid knyttet til dette, spesielt pga av den økende strøm av turister. Dette er SB foreløpig uvillig til.

Fellesstyret foreslår følgende beslutning:

Velforeningen avslår SB sin befaring hver juni hvor SB orienterer om hva Velforeningene skal gjøre av gartnerarbeid. Velforeningene utfører nødvendig oppgaver ut fra egen vurdering.
Fellesstyret lager et oppsett for fakturering av kostnader og arbeid som utføres av Velforeningene, som deretter faktureres SB.

B: Forvaltning av festekontrakter.

Det er idag ingen god etablert praksis som salg, overdragelse og forvaltning av festekontrakter. Noe forvaltes og arkiveres hos Velforeningene, noe hos SB. Fellesstyret ønsker at SB skal overta mer av forvaltning av festekontrakter. Fellesstyret ønsker fortsatt at noe av prosessen med kjøp/salg/overdragelse beholdes, fordi dette er en inntekt for velforeningene.

Det er også et behov for modernisering/oppdatering av utforming av festekontraktene.

Fellesstyret foreslår følgende:

Fellesstyret utarbeider forslag til noe modernisering/oppdatering av festekontraktene, samt nye rutiner for forvaltning av festekontraktene.

Oppdatering VA-saken.

Øystein orienterer.

Eventuelt.

Referat

Stolpene på øya er fra 1956 og ledningsnettet oppdatert komplett i slutten av 90 tallet.

Velforeningen er eier av 22 stolper, men har ingen dokumentasjon rundt anlegget. Risikofaktorer er knyttet til stolper, kapasitet i anlegget og kortslutningsvern. Spesielt det siste er kritisk da det kun er en sikring i nettet som er plassert nær gamlebrygga. Med strekket helt til vestsiden av øya og motstanden i nettet risikerer vi at sikringen ikke utløses ved kortslutning der ute. Konsekvensen er varmgang og fare på brann.

Forslagene som Bjarte har utarbeidet vil sikre oss kunnskap om anlegget og grunnlag for nødvendige utbedringer.

Styret godkjenner de fremlagte forslagene, men styret gir fullmakt til å vurdere andre elektrikere og øker rammen til 50tnok.

Styret åpner for å bruke midler av stømfondet til å gjennomføre disse tiltakene.

Styret sender ut en informasjon til medlemmene om at disse tiltakene er viktige.

Bjarte leder arbeidet og trekker på Øystein og Morten.

Velhuset er ferdig oppusset. Stillas og presenning rives neste uke

Fire vinduer er byttet, to til skal byttes og taket på vinterhagen er byttet.

Panelen er i bemerkelsesverdig god stand.

Noe malerarbeid skal gjøres neste vår på veggen mot dansegulvet.

Det er sendt inn søknad om utbetaling fr kulturminnefondet på 182.000. I tillegg er det søkt om mva refusjon som kan til ytterligere inntil 270tnok.

Innvendig er det gjort en kraftig ryddejobb og det må lages en tiltaksplan for kjøkken, veranda og festlokalet. Denne ferdigstilles til neste styremøte.

Gjøre noen vurderinger av stilvalg for det som skal være i festlokalet.

Elisabeth og Julius utarbeider et forslag.