Alle medlemmer var deltagende og etter en rask presentasjonsrunde og rollefordeling var styret konstituert.
Styreleder: Petter Eide
Nestleder: Heidi Granberg
Styremedlem; Øistein Riiser Gundersen
Kasserer: Lars Huuser
Dugnadssjef: Geir Alexandersen
Sekretær: Morten Wiger
Varemedlem: Jan Tobiassen
Styrets første beslutning var å utpeke Øystein, som har datafaglig bakgrunn, til ansvarlig for IT
Følgende agendapunkter forelå:
- Gjennomgang av velforeningens økonomi
Lars gikk gjennom hovedpostene på inntekts- og kostnadssiden. Konklusjonen er at det er god økonomi i velforeningen, men at det er betydelige utfordringer knyttet til fremtidige kostnader rundt strømnett og potensielt vann/avløp.
Forsikringsavtalen har løpt i flere år uten gjennomgang og det ble bestemt at den skal opp til vurdering på neste styremøte. Dekningsomfang og eventuelt anbud
- Styrets arbeidsoppgaver
Styreleder ønsker at det skal etableres en arbeidsmatrise dere store og små oppgaver er definert og fordelt mellom styrets medlemmer. Han er klar på at arbeidsoppgavene må fordeles slik at arbeidsbyrden blir fordelt.
I etableringsfasen av styret er dette en prioritert oppgave.
- Formalisering av styret
Lars tar ansvaret for at det nye styret får overført rettigheter gjennom en oppdatering i Brønnøysundregistrene.
- Løpende ansvarsfordeling
Nestleder har ansvaret for administrasjon av Velhuset. Dette omfatter utleie, altmuligmann og butikk.
Nestleder ansvarer også for vaktmesterkontrakten.
Styret ønsker en gjennomgang av kontaktene for altmuligmann og vaktmester i neste styremøte.
Dugnadssjef ansvarer for strandryddinger dugnader og bestilling av containere til bortkjøring av avfall om våren.
Jan lager et forslag til rutine rundt håndtering av betalt dugnad knyttet til vann / trær og evt. Annet.
- Store saker i tiden som kommer
5a. Vann og kloakk
Denne saken dreier seg om at øyene skal tilknyttes kommunalt vann- og avløpssystem.
Tidligere styreleder har håndtert denne saken og vil bli invitert til neste styremøte for å gi en presentasjon og redegjørelse slik at saken kan tildeles en person i det nye styret
5b. Strøm
Styret avventer tilbakemelding fra Elvia før det tas nye grep. Målet er at Elvia skal overta eierskap til strømnettet på øya og i tilfelle hvilke kostnader som Velforeningen må stå for.
Rammekostnaden kan ligge et sted mellom 5-7 mnok og det er ikke avklart kostnadsfordelingen.
Heidi holder i dette inntil videre og søker bistand hos Geir ved behov.
Styret har tidligere hatt et mål om at denne saken kan komme på agendaen i fellesstyret for øyene og nytt styre vil fortsette å arbeide mot det målet.
5c. Ulovlighetssaker
Tidligere styreleder har holdt i denne også og det vil han også bli best om å informere om neste styremøte. Ny styreleder er innstilt på å overta denne arbeidsoppgaven.
Styret er enige om at vi forholder oss til denne problemstillingen på generell basis og ikke går inn i konkrete saker den enkelt hytteeier måtte komme opp i.
Media har tatt direkte kontakt med hytteeiere knyttet til disse sakene. Heidi oversender en mediestrategi utarbeidet av Fellesstyret til styremedlemmene.
Det er ikke ønskelig å komme i åpen konflikt med PBE.
- Veier og stier
Generalforsamlingen ga styret i oppgave å vurdere tilstand på veier og stier med tanke på utbedring.
Geir avklarer i første omgang hva som ligger i oppgaven. Ansvaret fordeles i styret når han rapporterer tilbake.
Viktig å sjekke med Statsbygg som grunneier hvilke muligheter vi har og hvilke støtteordninger som eksisterer. Offentlig tilgjengelighet stiller muligens også krav til universell utforming (fremkommelighet for handikappede) som muligens igjen utløser andre støtteordninger.
- Kommunikasjon
Styret ønsker at referater skal være tilgjengelig for Velforenings medlemmer på nett.
Øystein vil komme tilbake til styret med et forslag til en enkel plattform. Dette vil også omfatte en vurdering av oppdatering av nettside samt epost og facebook.
- Neste styremøte
Det er ønskelig å komme raskt i gang. Neste styremøte legges derfor til lørdag 19.6.
Styreleder tar kontakt med tidligere styreleder for å sikre hans deltagelse