Vedtekter

VEDTEKTER FOR BLEIKØYA VELFORENING

Vedtektene er revidert den 31/3 – 2021.

1 Formål

Velforeningens formål er å ivareta hytteeiernes interesser, arbeide for et godt og vennskapelig forhold mellom hytteeierne, og innenfor rammen av gjeldende bestemmelser gjøre oppholdet så godt og hyggelig som mulig for alle. Alle hytteeiere plikter å være medlem av Velforeningen.

2 Styret

Velforeningens styre består av 6 medlemmer:

  • Leder – med overordnet ansvar for styrets arbeide og framdrift
  • Nestleder – som bestyrer Vellets hus inklusive butikkdriften, og påser at arbeidet til ansvarlige for fellesanlegg og fellesområder foregår i henhold til instruks
  • Sekretær – med ansvar for å referere alle møter og derigjennom dokumentere styrets arbeide
  • Økonomiansvarlig – med ansvar for Velforeningens beholdninger
  • 2 styremedlemmer – med følgende oppgaver:
    • Oppfølging av andre aktuelle styresaker
    • Planlegging, gjennomføring og oppfølging av dugnad

I tillegg har styret 1 vararepresentant.

Styret kan i perioder ha færre medlemmer, og det står styrets leder fritt å fordele oppgavene annerledes når forholdene tilsier det.

3 Generalforsamlingen

3.1 Saker

Generalforsamlingen er Velforeningens høyeste myndighet. Ordinær Generalforsamling holdes én gang i året. På Generalforsamlingen behandles følgende saksliste:

  • Godkjenning av innkalling
  • Valg av møteleder
  • Årsberetning
  • Regnskap
  • Budsjettforslag
  • Innkomne forslag
  • Valg

Andre saker enn de som er ført opp på sakslista kan ikke behandles av

Generalforsamlingen. Medlemsmøtet tar for seg saker som ikke er relevant for Generalforsamlingen.  Dette møtet kan avholdes uavhengig av generalforsamlingen

Generalforsamlingen ledes av Styreleder inntil Møteleder er valgt.

3.2 Vedtak

Alle saker avgjøres med simpelt flertall, eventuelt med 2/3 flertall der vedtektene krever det. Det må være minst 20 medlemmer tilstede for at Generalforsamlingen skal være beslutningsdyktig. Er Generalforsamlingen ikke beslutningsdyktig skal ny Generalforsamling innkalles.

Generalforsamlingen kan innvilge ikke-medlemmer møte- og eventuell talerett etter Styrets anbefaling. Sekretæren er Generalforsamlingens referent. Referatet fra Generalforsamlingen gås igjennom og godkjennes på første styremøte etter Generalforsamlingen og sendes medlemmene straks etter at det er godkjent.

Ekstraordinær Generalforsamling kan holdes når Styret eller 15 medlemmer forlanger dette.

3.3 Innkallingen

Innkallingen til Generalforsamlingen sendes medlemmene senest 2 uker før møtet holdes.

Med innkallingen sendes:

  • Årsberetning
  • Regnskap
  • Budsjettforslag
  • Innkomne forslag

Forslag som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være kommet til Styret senest 4 uker før møtet holdes. Nøyaktig dato for Generalforsamlingen oppgis i Vårbrevet som sendes medlemmene i god tid før dette.

3.4 Valg

I tillegg til Styrets medlemmer med vararepresentant velges det 2 revisorer. Styrets medlemmer og revisorene velges for 2 år om gangen. For å sikre kontinuitet er det ønskelig at styremedlemmene stiller til valg med ett års overlapp:

  • Nestleder,, Økonomiansvarlig, ett Styremedlem og en Revisor stiller til valg det ene året
  • Leder, Sekretær, ett Styremedlem, Varamedlem og en Revisor stiller til valg det neste året

Til styremedlemmer og vararepresentant kan kun velges hytteeiere eller dennes ektefelle/samboer og myndige barn.

4 Styremøter

Styremøter blir holdt så ofte som Styreleder finner det nødvendig, eller når minst 2 av Styrets medlemmer forlanger det. På første styremøte i perioden, som må holdes snarest etter Generalforsamlingen, møter det avgåtte styre for å avlevere de saker som er under behandling og for å være med å godkjenne referatet fra Generalforsamlingen. Styremøtet er beslutningsdyktig når over halvparten av styremedlemmene inkludert Styreleder eller Nestleder er tilstede. Ved stemmelikhet er Styrelederens stemme avgjørende. Hvis et styremedlem eller vararepresentant ikke kan møte skal forfall meldes. Varamedlem møter på alle styremøter og har stemmerett når et ordinært styremedlem ikke møter.

Sekretæren skriver referat fra styremøtene. Referatene gås igjennom og godkjennes av styret på etterfølgende styremøte.

Styret skal søke gjennomført alle Velforeningens beslutninger. Nestlederen overtar Styrelederens funksjoner ved sistnevntes fravær. Regnskap og kassabeholdning skal til enhver tid på forlangende legges fram for Styret og revisorene. Sakene avgjøres med simpelt flertall.

5 Stemmerett

Hver hytteeier, ektefelle/samboer eller myndige barn har stemmerett, men det kan kun avgis én stemme for hver hytte.

6 Kontingenten

Kontingenten fastsettes av Generalforsamlingen.

Det påløper en innmeldingsavgift for nye hytteeiere.

7 Forpliktelser

Medlemmene er forpliktet til å rette seg etter Generalforsamlingens og Styrets vedtak og instrukser, samt til å bidra på dugnader og strandrydding.

8 Klager

Hvis det skriftlig klages til Styret på medlemmer i Velforeningen skal Klagen legges fram for vedkommende til uttalelse innen en av Styret fastsatt frist. Foreligger uttalelsen ikke innen fristens utløp anses Klagen berettiget. Styret gjør et vedtak i saken og meddeler vedkommende dette.

9 Omsetning og vedlikehold av hytter

Hytteeiere som ønsker å selge sin hytte henvender seg til Styret som behandler saken. Styret må undersøke om selgerens kontingent og avgifter er betalt, og kan ikke anbefale salg før disse forpliktelser er oppfylt. En person kan kun eie én hytte.

Enhver byggeteknisk endring utover ordinært vedlikehold skal søkes om til rette myndigheter og meldes til Styret.

10 Utleie

Utleie av hytta er ikke tillatt.

11 Orden og renhold

Hytteeiere forplikter seg til å holde det ryddig og rent rundt hyttene sine, samt å aktivt bidra til å holde det ryddig og rent på fellesanlegg og på fellesområdene.

Styret utpeker ansvarlige for orden og renhold på fellesanlegg og på fellesområdene, og utarbeider instrukser for disse.

12 Fellesstyret for øyene

Velforeningen er representert i en sammenslutning med Lindøya og Nakholmens velforeninger kalt Fellesstyret. Representantene her er Velforeningens Styreleder og Sekretær. Ledelsen av Fellesstyret går på omgang med 2 år om gangen for hver øy. Det året Velforeningen har ledelsen av Fellesstyret tiltrer Velforeningens Kasserer Fellesstyret og fungerer som kasserer for dette. Referat fra Fellesstyrets møter føres inn i Velforeningens protokoll. Kontingenten til Fellesstyret fastsettes av Fellesstyret.

13 Miljøkomitéen.

Miljøkomitéen består av 4 medlemmer som oppnevnes av Styret for ett år av gangen. Medlemmene av miljøkomitéen plikter å ta seg av oppgaver som fastsatt i ”Oppgaver og opplegg for miljøkomitéen”.

Instruksen utarbeides av Styret.

14 Revisjon

Revisjon utføres etter oppsatt  ”Revisjonsinstruks”. Instruksen utarbeides av Styret.

15 Vedtektsendringer

Endring av vedtektene kan kun foretas på Ordinær Generalforsamling. Forslag til endringer må være begrunnet og sendt Styret før forslagsfristens utløp. Vedtektsendringer er bare gyldige når minst 2/3 av de frammøtte stemmer for forslaget.